Excel đã quá quen thuộc với dân kế toán nhưng không phải ai cũng phát huy hết được những ưu điểm của Excel vào công việc nhất là những hàm Excel thông thường mà đôi khi bạn có thể bỏ qua.
Để tiện cho các bạn học kế toán Excel sau đây Thiên Ưng xin tổng hợp lại các hàm Excel thường dùng nhất. Từ kế toán thuế đến kế toán kho, đến kế toán nội bộ, tiền lương... đều nên sử dụng những hàm này vào trong công việc.
1. Hàm Vlookup trong Excel kế toán
Có thể nói hàm Vlookup là hàm quan trọng bậc nhất đối với kế toán Excel trong việc lên sổ sách và lập BCTC.
2. Hàm COUNTIF
- Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước.
- Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)
- Các tham số: Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm.
- Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm.
- Ví dụ: = COUNTIF(B3:B11,”>100″): (Đếm tất cả các ô trong dãy B3:B11 có chứa số lớn hơn 100)
3. Hàm HLOOKUP
- Tìm kiếm tương tự như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong hàng đầu tiên của bảng nhập vào.
- Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup])
- Các tham số tương tự như hàm VLOOKUP.
4. Hàm COUNTA
- Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
- Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2, …)
- Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
5. Hàm Match( )
⇒ Cú pháp: =Match(LookupValue, LookupArray, MatchType)
Trong đó:
⇒ LookupValue: là một giá trị (hoặc địa chỉ ô chứa giá trị) mà hàm sẽ mang đi dò tìm trong
mảng Array.
⇒ LookupArray: là mảng một chiều chứa các giá trị dò tìm (dãy các giá trị) của hàm. Giá trị
dò tìm LookupValue phải cùng kiểu dữ liệu với các giá trị trong LookupArray.
⇒ Match Type: Là True() hoặc False(). Nếu là 0 thì việc dò tìm của hàm phải chính xác, nếu
là 1 thì việc tìm một giá trị trong bảng không cần phải chính xác chỉ cần gần đúng là được.
⇒ Công dụng: Hàm trả về giá trị kiểu số là số thứ tự của phân tử trong mảng chứa
Lookup Value, ngược lại hàm trả về giá trị #N/A (không tìm thấy).
Ta có thể biểu diễn lại cú pháp hàm dưới dạng bảng ví dụ như sau:
|
= |
Match |
(“A01” |
, |
A01 |
B01 |
B02 |
B03 |
0,) |
Kết quả trả về của hàm là số 1. Nếu thay giá trị dò tìm là “B02” thì hàm trả về giá trị là số 4. Nếu thay giá trị dò tìm là “B06” thì hàm trả về giá trị là #N/A (vì không tìm thấy)
6. Hàm DATE
- Hàm Date trả về một chuỗi trình bày một kiểu ngày đặc thù.
- Cú pháp: DATE(year,month,day)
- Các tham số:
- Year: miêu tả năm, có thể từ 1 đến 4 chữ số. Nếu bạn nhập 2 chữ số, theo mặc định Excel sẽ lấy năm bắt đầu là: 1900.(Ví dụ)
- Month: miêu tả tháng trong năm. Nếu month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự động tính thêm các tháng cho số miêu tả năm.
- Day: miêu tả ngày trong tháng. Nếu Day lớn hơn số ngày trong tháng chỉ định, thì Excel sẽ tự động tính thêm ngày cho số miêu tả tháng.
Lưu ý:
- Excel lưu trữ kiểu ngày như một chuỗi số liên tục, vì vậy có thể sử dụng các phép toán cộng (+), trừ (-) cho kiểu ngày.(Ví dụ)
7. Hàm MONTH
- Trả về tháng của chuỗi ngày được mô tả. Giá trị trả về là một số ở trong khoảng 1 đến 12.
- Cú pháp: MONTH(Series_num)
- Tham số:
- Series_num: Là một chuỗi ngày, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác.
8. Hàm Dsum
9. Hàm LAGRE
- Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập.
- Cú pháp: LARGE(Array, k)
- Các tham số: Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.
10. Hàm AVERAGE
- Trả về gi trị trung bình của các đối số.
- Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.
Còn rất nhiều các hàm quan trọng khác như: Hàm If, hàm Sumif, hàm Max, Min, hàm Left, hàm Right...