Gộp sổ bảo hiểm xã hội được được thực hiện khi người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhiều hơn. Việc tiến hành gộp các sổ BHXH này nhằm đảm bảo các quyền lợi cho người lao động về các chế độ sau này.
1. Một người có 2 sổ bảo hiểm xã hội là trái quy định
Theo luật BHXH thì: “Mỗi người lao động chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định.”
Hiện tượng người lao động có nhiều hơn 1 sổ BHXH thường là do NLĐ đã đóng BHXH ở công ty cũ, sau đó nghỉ việc chuyển sang công ty mới nhưng không chốt sổ BHXH ở công ty cũ mà đóng mới tại công ty mới.
Tại khoản 4 điều 46 của QĐ 595/QĐ-BHXH (Thay thế QĐ 959 cũ) có nêu rõ:
“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
=> Những người có từ 2 sổ BHXH trở nên cần phải làm thủ tục gộp thành 1 sổ duy nhất.
2. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội 2018 như sau:
a. Thành phần hồ sơ
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Sổ BHXH đã cấp (tất cả các sổ)
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
(Theo điều 27 QĐ 595/QĐ-BHXH)
(Đối với trường hợp cấp lại sổ BHXH do bị mất, hỏng, thay đổi số sổ thì thành phần hồ sơ cũng tương tự như vậy).
b. Địa điểm nộp hồ sơ
Bộ phận 1 cửa của cơ quan BHXH cấp quận/huyện
c. Thời gian cấp sổ mới sau khi có yêu cầu gộp sổ:
Căn cứ: Điều 29 QĐ 595 như sau:
“Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.”
d. Cấp lại sổ BHXH sau khi gộp
Khoản 2 Điều 46 QĐ 595
“2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.”
Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội
Chú ý: Trường hợp NLĐ có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì sẽ được hoàn trả tiền (không gộp sổ)
Căn cứ: Tiết e, điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 QĐ 595:
"e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi."
Dưới đây là chia sẻ của 1 bạn đã tiến hành làm xong thủ tục gộp sổ BHXH đầu năm 2016
(Do thời điểm đó QĐ 1111/QĐ-BHXH còn hiệu lực nên thủ tục và mẫu biểu có hơi khác - các bạn chỉ xem để tham khảo)
“Tôi đã gộp xong sổ BHXH, thủ tục của tôi gồm:
+ Các sổ BHXH cần gộp.
+ D01b-TS
+ D01-TS
+ Tờ khai TK1-TS
+ Các giấy tờ tuỳ thân (giấy khai sinh, cmt...)
+ Tất cả các hồ sơ thủ tục mà các bạn có thể tìm được của người lao động (cái này thì nhiều lắm: sơ yếu lý lịch. hợp đồng làm việc, QĐ tăng hạ lương của quá trình làm việc ghi trong sổ cũ và sổ mới....)
Sau khi làm thủ tục gộp sổ xong họ sẽ trả lại cho bạn 1 phiếu trình đề nghị gộp sổ của cán bộ quản lý sổ trình giám đốc BHXH tỉnh đã được ký duyệt.
Bạn mang phiếu trình này về nộp cho cán bộ chuyên quản của bạn ở phòng thu BHXH thành phố, họ sẽ điều chỉnh lại mọi thông tin theo phiếu trình đó là OK nhé. khi nào bạn chốt sổ thì sẽ có tờ rời sổ thể hiện quá trình đóng BHXH ở cả 2 sổ”.
Có thể nhiều cán bộ BHXH vẫn yêu cầu các giấy tờ như SYLL, HĐLĐ... của người gộp sổ nên khi làm thủ tục gộp sổ BHXH thì các bạn cũng nên chuẩn bị trước các giấy tờ này để trình khi có yêu cầu.
Như vậy các bạn đã nắm rõ được đầy đủ thủ tục, quy trình gộp sổ BHXH năm 2018. Khi gộp xong thì các quyền lợi, chế độ về BHXH của các bạn vẫn được đảm bảo theo quy định.
Các bạn cũng cần lưu ý: Theo luật BHXH năm 2014 thì từ 1/1/2016 thì tiền lương dùng để đóng BHXH sẽ bao gồm cả các khoản phụ cấp theo lương.