Báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội là việc cần làm khi doanh nghiệp có sự biến động về nhân sự tham gia BHXH, BHYT, BHTN, việc báo tăng, báo giảm này được thực hiện qua mạng điện tử hoặc nộp hồ sơ bản cứng trực tiếp.
Trong bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách báo giảm, báo tăng lao động tham gia BHXH qua mạng điện tử.
Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử trong BHXH với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Có thể kể đến các phần mềm như: iBHXH, vBHXH, kBHXH, eBH, Efy... tùy mỗi đơn vị có sự lựa chọn phần mềm khác nhau cho riêng mình.
Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn báo tăng lao động tham gia BHXH bằng phương thức kê khai điện tử trên phần mềm iBHXH.
Quá trình thực hiện như sau:
Bước 1: Mở và đăng nhập và phần mềm ứng dụng iBHXH.
Bước 2: chọn Thu (1) => chọn (*) Thu BHXH, BHYT bắt buộc (2) => tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai) => Tích vào Tạo mới (3) (để tạo lần mới) => Chọn đúng mã đơn vị cần làm => Nhấn Đồng ý (4) để bắt đầu vào làm hồ sơ.
Bước 3: Trên giao diện Phiếu giao nhận hồ sơ, thực hiện “Lấy số hồ sơ” (1) và đánh dấu chọn "Hồ sơ điện tử" (2) và tích vào chọn những hồ sơ cần làm.
Với báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội thì các bạn chọn mẫu D02-TS; TK1-TS rồi chọn Tăng lao động (4)
Bước 4: Cửa sổ mới hiện ra các bạn điền các thông tin vào các tờ khai này.
Có thể làm trực tiếp trên phần mềm hoặc làm trên file Excel rồi đưa dữ liệu vào phần mềm.
* Cách làm trực tiếp:
Điền đầy đủ thông tin vào các mẫu biểu trên phần mềm.
Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và nhấn nút F11 để xóa dòng
* Cách nhập dữ liệu từ file Excel vào:
Trên giao diện của iBHXH bạn làm như sau:
(1): Nhấn chọn “File mẫu” để tạo file lưu về máy tính.
(2): Chọn nơi để lưu file mẫu này trên máy tính của các bạn.
(3): Đặt tên cho file mẫu này - Bạn cũng có thể để tên mặc định ban đầu không cần đặt lại.
(4): Nhấn chọn “Save” để hoàn tất
Sau khi chọn lưu về máy tính, file mẫu sẽ tự khởi động, thực hiện nhập thông tin vào file mẫu này, lưu ý trên file mẫu sẽ có những cột nội dung có hướng dẫn cách nhập liệu riêng, bạn cần nhập đúng theo hướng dẫn này.
Trường hợp nếu đơn vị có sẵn thông tin từ file dữ liệu khác, có thể Copy vào file mẫu, tương ứng theo từng cột nội dung trong file mẫu, khi Copy và Paste thì thực hiện Paste Special > Value.
(1): Thông tin hướng dẫn của từng cột nội dung nhập liệu.
(2): Vùng nhập liệu
Lưu ý: File mẫu làm trên Excel cần có định dạng đúng như file mẫu đã kết xuất ra này, nếu không đúng định dạng thì khi nhập vào phần mềm sẽ bị lỗi.
Sau khi làm xong trên file Excel bạn đóng file mẫu lại và Nạp file Excel này vào phần mềm như sau:
Chọn Nạp dữ liệu => Tích chọn Nạp dữ liệu từ file mẫu => Đồng ý
Cửa sổ mới hiện ra bạn làm như sau:
+ Tích chọn thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có nếu file excel của bạn chỉ có 1 phần và dữ liệu trong phần mềm iBHXH đã có 1 phần, bạn thêm vào chỉ để bổ sung thêm danh sách.
+ Tích chọn Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới nếu file mẫu của bạn có toàn bộ thông tin và đầy đủ nội dung, thay thế hoàn toàn cho những thông tin đã có trên phần mềm iBHXH đang tồn tại.
=> Tích vào dấu ... để chọn file Excel mẫu vừa lưu => Chọn tải dữ liệu để tải lên.
=> Đã tạo xong các tờ khai giờ bạn cần đính kèm HĐLĐ đối với những lao động mới cần báo tăng BHXH này.
Bước 5: Đính kèm HĐLĐ
Kích vào mục Đính kèm
Nhấn (…) và đính kèm file => Chọn File hợp đồng lao động ( Bản scan )(3) => Chọn Open (4) => Sang sheet Danh mục hồ sơ(5) => Nhấn Ghi (6)
Bước 6: Kết xuất dữ liệu
Chọn đến mục “Kết xuất BC” (1) => Chọn “Kết xuất báo cáo” (2) => Tại bảng chọn hồ sơ các bạn tích “v” chọn thu BHXH, BHYT bắt buộc 103 (3) => Nhấn Chấp nhận (4)
Chọn tháng, quý cần kết xuất => Ấn thực hiện
Cửa sổ mới hiện ra các bạn làm như hình sau:
Cửa sổ chọn dạng kết xuất dữ liệu hiện ra, các bạn chọn cách mình muốn kết xuất để gửi
Bước 7: Gửi hồ sơ báo tăng BHXH
Ở đây Thiên Ưng hướng dẫn gửi trực tiếp trên phần mềm iBHXH
+ Tích chọn hồ sơ cần ký => chọn chức năng “Ký và nộp hồ sơ” (Chức năng này cho phép ký trực tiếp trên chương trình iBHXH và nộp hồ sơ đến Cơ quan BHXH) => Cắm token chữ ký số vào máy => chọn chữ ký số => chọn Ký => Nhập mã pin => Xác nhận.
Sau khi hoàn tất ký số, chương trình tự động gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.
=> Xong thủ tục báo tăng BHXH điện tử qua mạng. Thủ tục báo giảm bạn cũng làm tương tự.
Những lưu ý khi làm các tờ khai bảo hiểm xã hội:
Nội dung nhập liệu trên biểu mẫu tờ khai lưu ý một số cột thông tin sau:
+ Số định danh (Mã sổ BHXH): ghi số sổ BHXH (10 ký tự). Đối với NLĐ tăng mới chưa có sổ BHXH, điền "XS00000001" vào ô “Số định danh (Mã sổ BHXH)”. Trong đó "XS": xin sổ, "00000001": số thứ tự của NLĐ chưa có sổ BHXH trong ứng dụng.
+ Cột Hiệu lực của QĐ/HĐ từ ngày (11): là ngày bắt đầu tham gia BHXH căn cứ trên hiệu lực của hợp đồng lao động của NLĐ.
+ Cột Loại (13): chọn tăng mới (TM) hoặc tăng mới chuyển từ nơi khác đến (TD).
+ Cột Số HĐ/QĐ tăng (14): căn cứ trên Hợp đồng lao động của NLĐ.
+ Cột Ngày ký (16): căn cứ trên Hợp đồng lao động của NLĐ.
+ Cột Đối tượng (17): tuỳ chọn trường hợp tham gia BHXH của NLĐ.
+ Cột Tình trạng sổ BHXH (18): tùy chọn dạng sổ BHXH của NLĐ như: Chưa có sổ BHXH, Sổ đang sử dụng, Sổ bị thu hồi, Mất sổ.
+ Cột Nơi đăng ký KCB ban đầu (mã số) (20), (21): chọn nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu.
+ Tab "Đính kèm": đính kèm file Hợp đồng lao động đã ký tên đóng dấu dưới định dạng file PDF, Word 2007, Excel 2007 hoặc file hình.
Cần biết thêm:
+ Sau khi bạn gửi hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ gửi mail xác nhận là đã gửi hồ sơ thành công
+ Sau đó khoảng 5-10 ngày sẽ có 1 mail gửi đến báo đã báo tăng thành công. Bạn in phiếu trên mail này ra và lên cơ quan BHXH lấy thẻ y tế, sổ BHXH (nếu có).