Loading...
Kế toán Thiên Ưng
Học tập hôm nay - Dẫn đầu ngày mai
Hotline : Tư Vấn Khóa Học: Mr Thật 0989.233.284
02462.917.466 Giaidapketoan@gmail.com
Email:
Kế Toán Thiên Ưng
Tìm chúng tôi trên facebook
Đang trực tuyến: 56
Tổng truy cập: 1.298.217
Học kế toán tổng hợp
Học kế toán thuế
Học kế toán excel
Học phần mềm kế toán misa
Lao Động - Tiền Lương
Kế Toán Thiên Ưng

Mẫu quy trình tạm ứng và hoàn ứng tiền mặt trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp không biết xây dựng quy trình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng tiền mặt dẫn đến việc tạm ứng công tác, tạm ứng lương, tạm ứng làm dịch vụ và quá trình hoàn ứng có nhiều khó khăn...

Để các bạn tiện tham khảo sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin gửi tới các bạn mẫu quy trình tạm ứng và thanh toán tiền mặt để các bạn tiện tham khảo


CÔNG TY XÂY DỰNG VIETLAND
Số: ..233.. QĐ/VL-2018
 

 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
-----o0o-----
                           Hà Nội, ngày  ……. tháng …… năm 2018
                                                                                       
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC
CÔNG TY XÂY DỰNG VIETLAND

V/v: Ban hành quy trình tạm ứng và thanh toán
 
  • Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số …. do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày … tháng … năm ….;
  • Căn cứ tình hình thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh trong Công ty TNHH Xây Dựng Vietland
  • Căn cứ quy chế tài chính công ty;
  • Căn cứ chức năng, quyền hạn của ban giám đốc Công ty.
 
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
QUYẾT ĐỊNH
 
Điều 1: Ban hành Quy trình tạm ứng và thanh toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vietland
Điều 2: Thời gian thực hiện kể từ ngày ………………..
Điều 3: Các phòng ban Công ty và Các cơ quan chức năng có liên quan có trách nhiệm thực hiện quyết định này.
         
Nơi nhận:                                                                                      Xây Dựng Vietland
-Như điều 3;
-Lưu VP.
 Mẫu quy trình tạm ứng và thanh toán 
CÔNG TY XÂY DỰNG VIETLAND
---------o0o----------
 

 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------o0o------------
Hà Nội, ngày ……  tháng …..  năm 2018




 

QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VIETLAND
(Ban hành Kèm theo quyết định số: Số: ..233.. QĐ/VL-2018
 ngày ……….. của Giám đốc Công ty)


 I. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Mục đích
- Làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận, cá nhân trong việc thanh toán, tạm ứng
- Đảm bảo tạm ứng, thanh toán nhanh gọn
- Đảm bảo việc chủ động kiểm soát các hoạt động về dòng tiền sử dụng hiệu quả trong kinh doanh
- Đảm bảo quy trình tạm ứng, thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu
- Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc tạm ứng, thanh toán
2.   Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi khi phát sinh
- Áp dụng cho tất cả các cá nhân, bộ phận, phòng ban trong Công ty và nhà cung cấp khi có phát sinh tạm ứng, thanh toán bằng tiền

II. QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN
1.  Cán bộ, nhân viên các phòng ban trong Công ty gửi đầy đủ tài liệu liên quan đến khoản tạm ứng, thanh toán  tới phòng kế toán cùng với giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán (nếu cần) và các chứng từ hợp lệ, hợp lý.
2. Phòng kế toán kiểm tra các điều kiện nếu đủ sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình Ban Giám đốc duyệt chi.
3. Ban Giám đốc đã duyệt thanh toán
4. Kế toán thực hiện việc thanh toán
5. Sau khi  thực hiện xong việc chi tiền phòng kế toán lưu hồ sơ, chứng từ theo thời gian và theo số thứ tự của phiếu chi, ủy nhiệm chi

Người thực hiện Tiến trình công việc Thời gian
Người đề nghị tạm ứng, thanh toán
  • Giấy đề nghị tạm ứng
  • Hồ sơ đề nghị thanh toán
Gửi hồ sơ thanh toán cho phòng kế toán trước ngày mồng 5 hàng tháng
 Phòng kế toán
Kiểm tra, ký xác nhận vào sổ giao nhận chứng từ và lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
Phòng Kế toán sẽ kiểm tra, (nếu có sai sót trả lại cho người đề nghị)
Ban Giám đốc Công ty
Ký duyệt
Trình ký Ban giám đốc vào ngày 20-25 hàng tháng
 
Kế toán thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
 
Thanh toán vào ngày 20 – 25 hàng tháng
Phòng kế toán Lưu chứng từ và
Hạch toán
Theo từng tháng của mỗi năm tài chính

Đối với những chứng từ ưu tiên, kế toán sẽ làm trong vòng 1-2 ngày làm việc.

III. QUY ĐỊNH VỀ TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG
1. Điều kiện để nhận tạm ứng:
- Chỉ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong công ty
- Thực hiện công việc mua bán do bộ phận chịu trách nhiệm
- Không còn nợ quá hạn tạm ứng theo kế hoạch đã quy định hoặc đăng ký
- Đầy đủ chứng từ đã duyệt theo quy định
Chú ý: Trường hợp nhu cầu phát sinh, mức chi có thể vượt quá mức tạm ứng đã cấp thì được phép nhận tạm ứng bổ sung kèm theo chứng từ giải trình hợp lý
2. Thời hạn thanh toán hoàn tạm ứng:
- Tạm ứng đi công tác, học tập: Sau 01 tuần kể từ ngày hoàn thành công việc.
- Ngoài khoản tạm ứng nêu trên, thì các khoản tạm ứng khác phải làm thanh toán hoàn tạm ứng không quá 5 ngày kể từ ngày nhận tiền tạm ứng.
3. Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế:
- Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế chỉ được thực hiện sau khi hợp đồng đã được ký kết. Được đề nghị bằng Giấy đề nghị tạm ứng. Trong đó ghi rõ lần 1 hoặc lần 2
- Sau mỗi lần thanh toán, kế toán sẽ giao 01 bản copy Phiếu chi tiền hoặc Ủy nhiệm chi cho người đề nghị để làm cơ sở Nhà cung cấp giao hàng (nếu cần).

IV. QUY ĐỊNH VỀ THANH TOÁN:

1. Điều kiện để được thanh toán:
  • Các khoản thanh toán phải đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp
  • Các khoản thanh toán phải đầy đủ chứng từ, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định
  • Hồ sơ chứng từ thanh toán không được chậm quá 3 tháng kể từ tháng lập hóa đơn tài chính
2. Quy định về hồ sơ thanh toán:
Nội dung thanh toán Chứng từ kèm theo Ghi chú
 
 
Thanh toán tiền công tác phí
Giấy đề nghị thanh toán+chứng từ hợp lệ
Quyết định cử đi công tác
Giấy đi đường (nếu có)
Các chứng từ khác (nếu có)
Có thẻ lên máy bay kèm theo hóa đơn tài chính (nếu có thanh toán tiền vé máy bay) (nếu thu hồi được thẻ)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng.
 
Chi phí công tác phí theo định mức quy định tại Quy chế Công tác phí. Nếu kinh phí công tác vượt quy định thì phải được duyệt lại
 
 
 
Thanh toán lương, phụ cấp
Bảng chấm công (Phòng Nhân Sự lưu)
Quyết định tăng lương và phụ cấp (nếu thay đổi) (Phòng Nhân Sự lưu)
Bảng tính lương, phụ cấp
Nếu thanh toán lương bằng tiền mặt có kèm theo danh sách nhận lương, lương có đầy đủ chữ ký nhận tiền.
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
Bảng tính lương, phụ cấp thực hiện theo Quy chế lương của công ty
 
 
Chi thưởng và trợ cấp
Tờ trình của Phòng chức năng
Quyết định của Ban Giám đốc Công ty
Danh sách nhận tiền thưởng, trợ cấp được phê duyệt (có ký xác nhận khi nhận bằng tiền mặt)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
Mức chi thưởng, đối tượng nhận thưởng thực hiện theo Quy chế thưởng của công ty
 
 
 
Thanh toán mua sắm máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ
Giấy đề nghị thanh toán
Tờ trình xin mua có phê duyệt của Ban Giám đốc kèm theo ít nhất 03 bản báo giá để xin phê duyệt
Đơn đặt hàng (nếu không làm hợp đồng kinh tế)
Hợp đồng kinh tế (nếu giá trị trên 20 triệu đồng)
Hoá đơn tài chính
Biên bản bàn giao, nghiệm thu máy + phiếu bảo hành
Biên bản bản giao thiết bị của BP quản lý thiết bị với BP sử dụng
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng.
 
 
Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu
 
 
 
Giấy đề nghị thanh toán
Hợp đồng và đơn đặt hàng đã duyệt
Hóa đơn tài chính
Lệnh nhập kho (nếu có)
Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và chứng từ Hải quan (nếu nhập khẩu)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
 
 
 
 
 
 
 
Thanh toán tiền  Hội nghị khách hàng
 
 
 
Giấy đề nghị thanh toán
Kế hoạch, quyết định tổ chức Hội nghị
Danh sách khách mời, CBNV tham dự
Bảng dự toán kinh phí tổ chức hội nghị
Danh sách ký nhận tài liệu, quà tặng tại hội nghị (nếu có)
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn tài chính
Biên bản thanh lý hợp đồng
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Trong Quy chế tài chính công ty, có đề cập đến chi phí tổ chức hội nghị
 
 
 
Thanh toán tiền thực phẩm
 
Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu báo lương thực, thực phẩm hàng ngày
Bảng tổng hợp thực phẩm mua trong tháng
Bảng tổng hợp kiểm soát chi phí ăn ca hàng tháng
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn tài chính
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Quy chế tài chính, hoặc thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế lương, hoặc hợp đồng lao động thể hiện công ty tổ chức bữa ăn ca cho người lao động
 
Thanh toán tiền sửa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc/thiết bị/công cụ dụng cụ
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng đi sửa
Phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao hàng sửa xong
Hóa đơn tài chính
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
Thanh toán tiền lãi vay Ủy nhiệm chi
Phiếu tính lãi vay của ngân hàng
 
 
Thanh toán tiền xăng dầu
Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu nhập kho (nếu hàng qua kho)
Phiếu lĩnh xăng dầu (nếu đổ trực tiếp tại cây xăng)
Biên bản đối chiếu tổng hợp hàng giao trong tháng với nhà cung cấp
Hợp đồng (nếu mua thường xuyên)
Hóa đơn tài chính
Định mức sử dụng nhiên liệu
Bảng kiểm soát định mức hàng tháng
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
Xây dựng định mức nhiên liệu, kiểm soát định mức nhiên liệu hàng tháng.
Thanh toán tiền VPP, nhu yếu phẩm Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán
Hóa đơn tài chính
Chứng từ khác (nếu có)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 
Xây đựng định mức sử dụng Văn phòng phẩm để kiểm soát chi phí văn phòng phẩm
Thanh toán tiền Bảo hộ lao động Giấy đề nghị thanh toán
Hợp đồng (nếu giá trị từ 30tr trở lên)
Hóa đơn tài chính
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán
Phiếu nhập kho
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Xây đựng định mức sử dụng Bảo hộ lao động để kiểm soát chi phí bảo hộ lao động
Thanh toán tiền điện, điện thoại, dịch vụ khác… Hoá đơn tài chính
Chứng từ khác (nếu có)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
 

V. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Quy định về chứng từ hợp lý, hợp lệ:

  • Với những khoản chi từ 200.000đ trở lên phải có hoá đơn tài chính (do Bộ tài chính phát hành hoặc hoá đơn đặc thù đã được Bộ tài chính cho phép phát hành).
  • Hoá đơn bán lẻ chỉ được sử dụng khi mua hàng hoá dịch vụ có giá trị dưới 200.000đ. Cần có bảng kê 01 Thông tư 78/2014/TT-BTC đính kèm.
  • Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp không có hoá đơn tài chính thì phải có phiếu thu và đóng dấu treo tại phía trên bên trái của phiếu.
  • Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ.
  • Đối với những hoạt động kinh tế trên 20 triệu đồng phải làm Hợp đồng kinh tế.
  • Đối với hóa đơn, giấy biên nhận dùng để thanh toán phải ghi rõ, đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày tháng năm
+ Thông tin về bên mua, bên bán, bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu là hóa đơn tài chính)
+ Địa chỉ cụ thể, số điện thoại (nếu có)

  • Những chứng từ sau đây được coi là không hợp lệ:
    • Không khai đầy đủ số liệu quy định hoặc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ.
    • Hoá đơn giả
    • Hoá đơn có nội dung chi không hợp lý (khoản chi không đúng với nội dung công việc được giao)
    • Hoá đơn bán lẻ ghi giá trị từ 200.000đ trở lên.
    • Hoá đơn có giá thanh toán không hợp lý (cao hơn giá thị trường tại thời điểm thanh toán với người bán)
    • Hoá đơn có thời hạn quá 01 tháng (mua hàng tháng nào phải lấy hóa đơn trong tháng đó và hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán cho kế toán chậm nhất là ngày 10 của tháng sau).
2. Quy định về thẩm quyền duyệt chi:
  • Thẩm quyền cấp trên chỉ ký duyệt khi có chữ ký của cấp dưới và chữ ký của các bộ phận liên quan.
  • Nếu thiếu vắng mặt Trưởng BP tạm thời, và nếu cần giải quyết gấp thì trưởng BP phải có trách nhiệm thông báo bằng điện thoại cho các cấp xét duyệt liên quan.
  • Nếu vắng mặt ban giám đốc tạm thời thì trưởng BP và trưởng phòng kế toán phải có trách nhiệm xin phê duyệt qua điện thoại.
  • Tất cả việc xét duyệt vắng mặt đều phải hoàn tất thủ tục chữ ký ngay sau đó.
  • Trường hợp cấp xét duyệt vắng mặt dài kỳ (từ 07 ngày trở lên) thì phải đề cử người xét duyệt thay thế..
  • Y/c của nhân viên: Trưởng BP và ban giám đốc .
  • Y/c của Trưởng BP: Ban Giám Đốc
 
Quy trình này có hiêu lực kể từ ngày ký.
Hà Nội,  ngày    tháng    năm 2018

Xem thêm: Mẫu nội quy công ty

Lợi ích của việc xây dựng quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng

- Để mang lại tính chuyên nghiệp, Làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận, cá nhân trong việc thanh toán, tạm ứng, Đảm bảo tạm ứng, thanh toán nhanh gọn, Đảm bảo việc chủ động kiểm soát các hoạt động về dòng tiền sử dụng hiệu quả trong kinh doanh, Đảm bảo quy trình tạm ứng, thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu, Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc tạm ứng, thanh toán 
- Trong quy trình tạm ứng, thanh toán sẽ đề cập đến thủ tục, trình tự tạm ứng, thanh toán, cũng như yêu cầu về bộ hồ sơ thanh toán. Nó không những chỉ giúp Công ty bạn kiểm soát về mặt nội bộ, mà còn giúp các khoản mục chi phí của các bạn được chặt chẽ hơn, bạn bảo vệ được chi phí của bạn khi cơ quan thuế vào kiểm tra, quyết toán thuế.
Bộ hồ sơ thanh toán trong quy trình chỉ mang tính chất tham khảo, công ty các bạn có thể xây dựng thêm cho nó chặt chẽ hơn, hoặc là có những hồ sơ công ty bạn có thể bỏ qua. Nhưng, luôn các bạn luôn ghi nhớ một điều, bộ hồ sơ của các bạn càng chặt chẽ bao nhiêu, càng đủ chứng từ bấy nhiêu, thì các bạn càng dễ dàng kiểm soát bấy nhiêu, và dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế vào kiểm tra tại doanh nghiệp các bạn.

Xem thêm: Mẫu quy chế lương thưởng
Bình chọn bài viết
Xem kết quả: / số bình chọn
Bình thường Tuyệt vời
Chia sẻ bạn bè
Kế toán Thiên Ưng khuyến mại 20-10
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Các hình thức xử lý kỷ luật lao động doanh nghiệp được áp dụng
Theo Bộ Luật lao động 2012 mới nhất hiện nay thì Doanh nghiệp được phép áp dụng 3 hình thức kỷ luật đối với nh...
Nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật lao động theo luật LĐ mới nhất
Khi người lao động vi phạm các nội quy, quy định thì người sử dụng lao động cần xử lý kỷ luật lao động theo đú...
Mẫu giấy đi đường - Mẫu số 04 - LĐTL theo TT 133 và TT 200
Mẫu giấy đi đường - Mẫu số 04 - LĐTL theo TT 133 và TT 200 là căn cứ để cán bộ, người lao động đi công tác và ...
Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ theo TT 133 và TT 200 - Cách làm
Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và TT 200 trên Excel mới nhất có hướng dẫn...
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo thông tư 200 và TT 133 mới nhất
Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo thông tư 133 và TT 200 mới nhất 2017 - Mẫu số 07 - LĐTL dùng để thanh...
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền lương theo TT 133 và TT 200
Mẫu và Cách viết Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 và TT 200 mới nhất hiện nay: Mẫu số 03 - TT dùng để tạ...
CS1: Lô B11 (tòa nhà Richland), Số 9A, Ngõ 181, Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội
(Gần tòa nhà HITC và Đại học sư phạm Hà Nội)

 
CS2: Phòng 207, tòa nhà A5, Khu đô thị Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội 
(Nằm trên đường Nguyễn Cảnh Dị - gần chợ Đại Từ, gần cầu Định Công)

CS 3: Phòng 3A, Chung cư 39, 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
(Tầng 1 là ngân hàng Maritime Bank, điểm giao cắt giữa đường Nguyễn Trãi và Trường Chinh)

CS 4: Phòng 501, nhà B13, ngõ 461 Nguyễn Văn Linh, p. Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
(Gần chi cục thuế quận Long Biên, gần cầu vượt Vĩnh Tuy, quốc lộ 5)

CS5: Phòng 904 - Chung cư Green Building, số 540/1 - Đường CMT8, Phường 11, Quận 3, TP. HCM

(Gần công viên Lê Thị Riêng - Công viên Thỏ Trắng)


CS6: Phòng 805 - Tòa nhà CT2 - Chung cư Skylight - Ngõ Hòa Bình 6 - 125D Minh Khai, Hai Bà Trưng,
Hà Nội

CS7: Phòng 1604 Chung cư Mỹ Long, đường số 18 Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh (Gần sát vòng xoay Cầu Bình Lợi và ngã tư Bình Triệu)
HOTLINE:
Mr Thật: 0989.233.284 - 02462.917.466
Email: Giaidapketoan@gmail.com
Website: Ketoantu.com

KẾ TOÁN THIÊN ƯNG DMCA.com Protection Status
   

 
Kế toán Thiên Ưng khuyến mại 20-10
Kế toán Thiên Ưng khuyến mại 20-10
Kế toán Thiên Ưng - Thương hiệu tin dùng
[X] Đóng lại