Cách khai báo thông tin ban đầu vào phần mềm kế toán Misa SME.NET 2015 là bài tiếp theo mà Kế toán Thiên Ưng muốn giới thiệu đến các bạn.
• Đầu tiên NSD cần chuẩn bị các tệp dữ liệu bằng Excel về một số danh mục, số dư ban đầu để nhập khẩu vào phần mềm.
=> MISA đã cung cấp sẵn mẫu file excel để NSD sử dụng và cập nhật thông tin vào những file này.
• Để có thể nhập khẩu dữ liệu ban đầu thì NSD cần thực hiện theo 4 bước:
→ Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nhập khẩu
→ Bước 2: Chọn tệp dữ liệu
→ Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
→ Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu
Chi tiết cụ thể về 4 bước khai báo thông tin ban đầu trên Misa 2015 như sau:
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ DỮ LIỆU NHẬP KHẨU
• Tại bước này giúp NSD chuẩn bị các thông tin cần thiết về các danh mục, về số dư của các tài khoản quý vị đã có sẵn ngoài file Excel để chuẩn bị nhập vào phần mềm
• Trên màn hình “ Bắt đầu làm việc với MISA SME.NET 2015” , nhấn vào chữ Tại đây
• MISA thiết lập sẵn file Excel để quý vị cập nhật thông tin bao gồm: 7 file
Hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:
• Lưu ý:
→ Không thay đổi tên tệp, tên sheet, tên cột trên tệp mẫu nhập khẩu
→ Các cột có đánh dấu (*) là các cột bắt buộc phải nhập
→ Không được nhập quá số ký tự cho phép của một thông tin (VD: Nhập số dư Nợ tối đa 14 số)
→ Các thông tin mà quý vị không có nhu cầu quản lý thì có thể để trống
BƯỚC 2: CHỌN TỆP DỮ LIỆU ĐỂ NHẬP KHẨU
• Phần mềm ngầm định chọn chi nhánh đang làm việc để nhập khẩu danh sách vào, nếu DN là đa chi nhánh, và NSD đang làm việc với dữ liệu là Tổng công ty thì phải chọn chi nhánh cần nhập khẩu dữ liệu trước khi nhập khẩu dữ liệu
• Nhấn nút “Chọn dữ liệu nhập"
=> Phần mềm sẽ thông báo tình trạng tệp dữ liệu là Hợp lệ hay Không đúng mẫu
=> Đối với những tệp dữ liệu không đúng mẫu, NSD có thể chọn lại tệp khác sử dụng để nhập khẩu
• Nhấn Tiếp theo
BƯỚC 3: KIỂM TRA DỮ LIỆU
• Nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra dữ liệu trên tệp nhập khẩu đã hợp lệ chưa
=> Nếu có dữ liệu không hợp lệ, nhấn mở tệp để sửa dữ liệu
• Sau đó, nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra lại
• Khi tất cả các tệp đã hợp lệ thì nhấn Tiếp theo để thực hiện
BƯỚC 4: NHẬP KHẨU DỮ LIỆU
• Sau khi nhập khẩu thành công, chương trình báo kết quả nhâp khẩu
• Tải dữ liệu nhập khẩu không thành công về máy để kiểm tra lại và nhập khẩu lại (nếu có)
• Nhấn Nhập khẩu tiếp để tiếp tục nhập khẩu số dư ban đầu các cho chi nhánh khác
• Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu để kiểm tra số dư đã nhập khẩu vào
♦ Lưu ý:
• Nếu sau khi nhập khẩu số dư xong, NSD muốn sửa lại số dư thì vào Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu , rồi chọn tab từng loại số dư để sửa.
• Trường hợp NSD muốn theo dõi số dư công nợ chi tiết theo hoá đơn thì NSD phải làm như sau:
- Mở dữ liệu năm 2014 trên SME2012, xuất khẩu 2 báo cáo sau ra định dạng file exccel Extend
+ Báo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo chứng từ và tài khoản
+ Báo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo ngoại tệ (để lấy những chứng từ công nợ theo ngoại tệ)
- Sau đó vào Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu. công nợ khách hàng, chọn Nhập khẩu từ excel
- Nhấn vào nút “ Tải tệp dữ liệu mẫu” để tải file excel ngầm định về chuẩn bị thông tin.
- NSD copy thông tin số dư công nợ cuối năm 2014 chi tiết cảu từng hoá đơn từ 2 báo cáo đã tải về trên SME2012 vào file excel ngầm định của phần mềm mà NSD vửa tải về.
- Sau khi nhập thông tin vào file excel xong, NSD nhấn lại nút Nhập khẩu từ excel để nhập khẩu file excel số dư chi tiết theo chứng từ vào phần mềm.
• Nếu có nhu cầu nhập khẩu từ Excel các danh mục khác hoặc nhập khẩu cập nhật thêm các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vât tư hàng hóa…
• NSD vào menu Tệp\Nhập khẩu từ Excel để thực hiện nhập khẩu
• Sau khi nhập khẩu số dư và danh mục xong, NSD tiến hành khai báo thông tin người ký bằng cách:
• Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức, chọn chi nhánh/ tên công ty, nhấn sửa
Như vậy các bạn đã nắm rõ được cách khai báo thông tin ban đầu vào phần mềm kế toán Misa 2015.