Tiếp tục với loạt vài bài viết về Học phần mềm kế toán Misa, trong bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách khai báo khai báo 13 danh mục trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2015
Sau khi các bạn khai báo thông tin ban đầu trên Misa xong thì chúng ta tiến hành đến bước tiếp theo là khai báo đến các danh mục trên các phân hệ của Misa
.
Cụ thể chúng ta sẽ khai báo 13 danh mục sau:
• Hệ thống tài khoản
• Cơ cấu tổ chức
• Nhóm Khách hàng, NCC
• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Nhân viên
• Kho
• Nhóm vật tư, hàng hoá, dịch vụ
• Đơn vị tính
• Vật tư hàng hoá
• Tài khoản ngân hàng
• Loại tiền
Danh mục khác
Sau đây chúng ta sẽ đi chi tiết vào khai báo từng danh mục cụ thể.
1. KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA 2015
• Phần mềm đã ngầm định thiết lập sẵn hệ thống tài khoản theo TT 200 hoặc QĐ 48 căn cứ vào thông tin đã được khai báo khi Tạo dữ liệu kế toán, NSD không cần phải khai báo thêm các TK.
Việc dùng theo TT 200 hay QĐ 48 là phụ thuộc vào doanh nghiệp cụ thể của bạn.
Muốn thêm mới các tài khoản chi tiết của các tài khoản này để theo dõi theo nhu cầu của đơn vị, NSD:
• Vào Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản.
• Chọn tài khoản cha muốn thêm tài khoản chi tiết, nhấn Thêm
• Khai báo các thông tin tài khoản như :
→ Số tài khoản: Phần mềm hiển thị sẵn số tài khoản giống tài khoản cha, quý vị chỉ thêm vào phía sau của TK (VD: 1111.01)
→ Tên tài khoản: Nhập tên của tài khoản (VD: Tiền Chi nhánh Hà Nội)
→ Các thông tin còn lại như: Tính chất tài khoản, tài khoản cha thì phần mềm tự động hiển thị sẵn, quý vị không cần sửa lại (thực hiện thêm tài khoản 1111.01: Chi nhánh Hà Nội ).
• Nhấn Cất.
2. KHAI BÁO VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
=> Mục đích: Việc khai báo này giúp quý vị có được một danh sách các bộ phận/phòng ban hay chi nhánh của doanh nghiệp để sử dụng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.
=> Hướng dẫn thực hiện:
- Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức, nhấn Thêm.
- Khai báo các thông tin tab Thông tin chung:
+ Mã: Là mã bộ phận, sử dụng để khi đăng ký GPSD của các chi nhánh, căn cứ vào mã chi nhánh này phần mềm biết được chi nhánh nào đã đăng ký GPSD, và khi in báo cáo thông tin GPSD sẽ thể hiện tương ứng đối với từng chi nhánh
+ Tên đơn vị: tên của chi nhánh/ bộ phận, hay phòng ban
+ Thuộc đơn vị: chọn đơn vị trực thuộc tương ứng
+ Chọn Cấp tổ chức là Chi nhánh, Văn phòng, Trung tâm, Phòng ban, Phân xưởng hay Tổ, Đội 
- Nếu chọn cơ cấu thuộc cấp tổ chức Chi nhánh, kế toán phải khai báo thông tin đó là chi nhánh độc lập hay phụ thuộc.
- Với các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc chi nhánh hạch toán phụ thuộc có tích chọn thông tin Kê khai thuế GTGT, TTĐB riêng, hệ thống sẽ cho phép lập Tờ khai thuế GTGT và TTĐB riêng theo từng chi nhánh.
- Tab Thông tin lên báo cáo chứng từ:
→ Để khai báo các thông tin về đơn vị và người ký sẽ hiển thị các chứng từ hoặc báo cáo được in ra
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất
• Để sửa lại thông tin chi nhánh, NSD nhấn Sửa
• Đối với các chi nhánh không có nhu cầu theo dõi nữa, NSD nhấn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích chọn thông tin Ngừng theo dõi.
♦ Lưu ý:
• Mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ có một cơ cấu với cấp tổ chức là Tổng công ty/Công ty => cơ cấu này sẽ được phần mềm tự động sinh ra khi kế toán thực hiện tạo một dữ liệu kế toán mới và nó tương đương với cấp tổ chức lớn nhất của doanh nghiệp
• Thông tin Tên đơn vị và Địa chỉ sẽ được phần mềm tự động lấy theo giấy phép sử dụng được MISA cấp khi doanh nghiệp mua phần mềm MISA SME.NET 2015.
• Kế toán sẽ không thể Xoá hoặc Ngừng theo dõi cơ cấu có cấp tổ chức là Tổng công ty/công ty
• Doanh nghiệp chỉ có thể khai báo các cơ cấu có cấp tổ chức là Chi nhánh trong trường hợp trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Tuỳ chọn chung có tích chọn thông tin Có chi nhánh.
• Nếu đơn vị là chi nhánh thì quý vị phải chọn cấp tổ chức là chi nhánh thì mới chọn được chi nhánh để hạch toán kế toán cho chi nhánh, khi đó quý vị chọn hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc.
3. KHAI BÁO NHÓM KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP
=> Mục đích: Để khai báo một nhóm đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp, phục vụ cho việc quản lý khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp.
=> Hướng dẫn thực hiện:
- Vào Danh mục\Đối tượng\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhấn Thêm.
- Khai báo Mã, Tên nhóm khách hàng, nhà cung cấp, có thuộc nhóm nào không và nhập Diễn giải nếu có
- Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
4. KHAI BÁO KHÁCH HÀNG
=> Mục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng, như Tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của khách hàng để quản lý danh sách khách hàng tại đơn vị
=> Hướng dẫn thực hiện:
- Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng, nhấn Thêm.
- Tích chọn ô Tổ chức hay là Cá nhân
- Trường hợp đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì tích chọn ô Nhà cung cấp è thông tin của khách hàng sẽ được phần mềm tự động chuyển sang Danh mục nhà cung cấp
- Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên khách hàng, địa chỉ, chọn nhóm khách hàng, nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax,…
→ Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của khách hàng phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.
• Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ của khách hàng
• Nhấn Cất.
♦ Lưu ý: NSD nên nhập thông tin Số ngày được nợ và số nợ tối đa để khi chọn khách hàng trên chứng từ bán hàng, phần mềm tự động lấy lên thông tin này để tính hạn thanh toán cho chứng từ.
• Để sửa lại thông tin khách hàng đã khai báo, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ.
• Nếu khách hàng không còn theo dõi, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích ô tin Ngừng theo dõi.
5. KHAI BÁO NHÀ CUNG CẤP
=> Mục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến NCC, như Tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của NCC để quản lý danh sách NCC tại đơn vị
=> Hướng dẫn thực hiện:
• Vào Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp, nhấn Thêm.
• Tích chọn ô Tổ chức hay là Cá nhân
• Trường hợp đối tượng vừa là Nhà cung cấpvừa là khách hàng thì tích chọn ô Khách hàng è thông tin của Nhà cung cấp sẽ được phần mềm tự động chuyển sang Danh mục nhà khách hàng
• Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên NCC, địa chỉ, chọn nhóm khách hàng, nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax,…
→ Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của NCC phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.
• Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ của NCC
• Nhấn Cất.
♦ Lưu ý: NSD nên nhập thông tin Số ngày được nợ và số nợ tối đa để khi chọn NCC trên chứng từ bán hàng, phần mềm tự động lấy lên thông tin này để tính hạn thanh toán cho chứng từ.
• Để sửa lại thông tin NCC đã khai báo, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ.
• Nếu NCC không còn theo dõi, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích ô tin Ngừng theo dõi.
6. KHAI BÁO NHÂN VIÊN CÔNG TY TRÊN MISA
• Vào Danh mục\Đối tượng\Nhân viên.
• Nhấn Thêm.
• Trường hợp nhân viên khai báo có vai trò là khách hàng hay nhà cung cấp, tích chọn Ô Là khách hàng, ô Là nhà cung cấp => lúc này thông tin nhân viên sẽ được hệ thống tự động chuyển sang cả danh sách khách hàng và NCC với tính chất là khách hàng/nhà cung cấp cá nhân
• Tại phần Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên nhân viên, giới tính, Ngày sinh, chức danh, đơn vị
• Các thông tin về lương : Lương cơ bản, hay lương hệ số, Lương đóng bảo hiểm. số người phục thuộc
→ NSD nên khai báo các thông tin này để khi lập bảng lương, phần mềm ngầm định lấy các thông tin về lương lên bảng lương cho cán bộ, quý vị không cần phải khai báo lại.
• Tiếp theo khai báo các Thông tin liên hệ của nhân
• Khai báo xong các thông tin, nhấn Cất.
(Nếu bạn không có nhiều thời gian cũng như khả năng tự học thì có thể tìm hiểm về Khóa học phần mềm kế toán Misa của Kế toán Thiên Ưng để học được cách sử dụng phần mềm tốt nhất)
7. KHAI BÁO VỀ KHO
=> Mục đích: Việc khai báo danh mục Kho giúp cho doanh nghiệp quản lý được danh sách các kho vật tư, hàng hóa phục vụ cho công tác khai báo vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp.
=> Hướng dẫn:
• Vào Danh mục\Vật tư, hàng hóa\Kho.
• Nhân Thêm, khai báo Mã, Tên kho vật tư, hàng hóa
• Nhấn Cất
8. KHAI BÁO VỀ NHÓM VẬT TƯ, HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
• Vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ.
→ Phần mềm đã thiết lập sẵn một số danh mục nhóm vật tư, hàng hoá, phục vụ cho việc quản lý vât tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, NSD có thể thêm nhóm vật tư, hàng hoá để quản lý phù hợp với nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp bằng cách:
• Nhấn Thêm trên thanh công cụ.
• Khai báo Mã, Tên nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ, có thuộc nhóm nào không.
Khai báo xong, nhấn Cất
9. KHAI BÁO VỀ ĐƠN VỊ TÍNH VÀO MISA
=> Mục đích: Thao tác này giúp quý vị thiết lập được danh sách đơn vị tính phục vụ cho việc khai báo vật tư, hàng hóa.
=> Hướng dẫn:
• Vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Đơn vị tính.
→ Phần mềm đã thiết lập danh sách các đơn vị tính thông thường hay sử dụng để khai báo các vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp.
Để thêm mới:
• Nhấn Thêm
• Khai báo thông tin về Đơn vị tính kèm theo mô tả.
• Khai báo xong quý vị nhấn Cất
10. KHAI BÁO VỀ VẬT TƯ HÀNG HÓA
• Vào Danh mục\Vật tư, hàng hóa, chọn Vật tư, hàng hóa
• Nhấn Thêm
• Tại phần Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên vật tư hàng hóa
→ Trường hợp khai báo Vật tư, hàng hóa thông thường, thì chọn tính chất là Vật tư hàng hóa
→ Trường hợp hàng hóa không có nhu cầu quản lý số lượng tồn trên kho, hay mặt hàng là dịch vụ thì chọn tính chất là Dịch vụ
→ Còn đối với những vật tư được sử dụng để lắp ráp thành một thành phẩm hoặc được tháo dỡ từ một hàng hoá, hay các thành phẩm từ sản xuất (VD: máy tính...) thì quý vị sẽ chọn tính chất của vật tư, hàng hoá là Thành phẩm
→ Đối với những hàng hoá vừa không có nhu cầu theo dõi tồn trên kho, vừa không phát sinh doanh thu, chi phí mà chỉ làm một chỉ tiêu phục vụ cho việc in hoá đơn GTGT như: chiết khấu thương mại... kế toán sẽ chọn tính chất của hàng hoá đó là Diễn giải.
• Chọn nhóm vật tư hàng hóa phần mềm cho phép 1 VTHH theo dõi được nhiều nhóm VTHH
• Nhập mô tả thời hạn bảo hành, số lượng tồn tối thiểu, nguồn gốc.
• Nhập đơn vị chính, nếu VTHH này theo dõi nhiều đơn vị tính thì chọn 1 đơn vị mà quý vị thường theo dõi trên báo cáo kho làm đơn vị chính
• Tab Ngầm định: NSD khai báo Kho ngầm định, tài khoản kho, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí, tỷ lệ chiết khấu thương mại, Đơn giá mua, bán, thuế suất GTGT, nhập khẩu, xuất khẩu
→ Các thông tin được khai báo tại tab Ngầm định sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hóa khi thêm mới chứng từ
• Tab Chiết khấu: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hóa.
→ Tích chọn Chiết khấu, lựa chọn loại chiết khấu, sau đó nhập thông tin với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền
==> NSD khai báo chiết khấu để khi bán hàng mà đạt mức quy định trong khoảng đã khai báo này phần mềm sẽ tự động hiển thị mức chiết khấu cho mặt hàng đó. 
• Tab Đơn vị chuyển đổi: Đối với các vật tư, hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều đơn vị tính, thì quý vị khai báo thêm các đơn vị quy đổi trên tab Đơn vị chuyển đổi.
• VD: Đơn vị chính là cây , khai báo đơn vị chuyển đổi 1 là Bao, tỷ lệ chuyển đổi về đv chinh 12, phép tính chuyển đổi là Phép chia, mô tả 1 Bao = 1/12 cây; Thùng, tỷ lệ chuyển đổi về đv chinh 24, phép tính chuyển đổi là Phép nhân, mô tả 1 Thùng = 24.00 cây
♦ Lưu ý:
→ Để tránh tình trạng giá trị bị lệch vài đơn vị lẻ khi in các báo cáo theo đơn vị quy đổi, khi khai báo vật tư, hàng hoá kế toán nên chọn đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất.
→ Đối với các vật tư, hàng hoá áp dụng đơn vị tính quy đối, kế toán có thể thiết lập được danh sách đơn giá mua và danh sách đơn giá bán theo từng đơn vị quy đổi.
• Tab Mã quy cách: sử dụng trong trường hợp hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều đặc tính
VD: Quần, áo, giầy... theo dõi màu sắc, size; Sim điện thoại theo dõi theo số serial…
→ Để theo dõi được các đặc tính (hay còn gọi là mã quy cách), tích chọn ô “Theo dõi vật tư, hàng hoá theo mã quy cách"
è phần mềm cho phéo NSD khai báo các đặc tính của hàng hoá
VD: Hàng hoá là áo có 2 đặc tính cần theo dõi là : màu sắc, size thì quý vị tích chọn mã quy cách 1- mã quy cách 2, rồi nhập tên của mã quy cách vào cột “Tên hiển thị”.
→ Nếu từng đặc tính của hàng hoá lập đi lập lại thông tin khi khai báo mã quy cách nhập kho, xuất kho thì NSD tích chọn ô “Cho phép trùng” để khi nhập kho phần mềm cho phép nhập trùng các thông tin của mã quy cách này
VD: đạt tên màu, size, tích vào ô Cho phép trùng
→ Nếu hàng hoá có các mã quy cách khác nhau chỉ khai báo 1 lần thì không tích chọn ô “Cho phép trùng” để khi nhập kho phần mềm không cho phép nhập trùng các thông tin của mã quy cách này
VD: xe máy theo dõi số khung, số máyè thông tin này của từng xe là khác nhau, số seria của sim điện thoại …)
Sau khi khai báo xong thông tin của Vật tư hàng hóa, nhấn Cất
.png "Khai báo nhóm vật tư hàng hóa")
• Tab Định mức: Trường hợp vật tư, hàng hóa có tính chất là Thành phẩm (chọn tính chất là Thành phẩm) và thành phẩm này có định mức xuất kho NVL, hay định mức lắp ráp hoặc tháo dỡ trên thì khai báo các thông tin này bên tab Định mức nguyên vật liệu
è Để khi xuất kho NVL để sản xuất thành phầm này phẩm mềm sẽ tự động cập nhật số lượng NVL tương ứng cần để sản xuất thành phẩm.
• Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp áp dụng giá bán là giá sau thuế, kế toán sẽ phải vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Tuỳ chọn chung để tích chọn thông tin Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế và khi khai báo vật tư hàng hoá kế toán sẽ phải tích chọn thông tin Giá bán là đơn giá sau thuế trên tab Ngầm định.
11. KHAI BÁO NHÓM TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG
Để khai báo tài khoản ngân hàng, quý vị cần thực hiện 2 bước:
• Bước 1: Kiểm tra xem ngân hàng đó đã có trong danh sách chưa
• Bước 2: Khai báo tài khoản ngân hàng
=> Bước 1: Kiểm tra xem ngân hàng đó đã có trong danh sách chưa
• Kiểm tra xem ngân hàng mà NSD muốn khai báo tài khoản đã có trên phần mềm hay chưa bằng cách
Vào menu Danh mục\Ngân hàng\Ngân hàng,
→ Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các Ngân hàng hiện tại đang hoạt động, NSD kiểm tra lại danh sách, nếu chưa có thông tin ngân hàng trong danh sách thì khai báo bổ sung bằng cách nhấn Thêm.
• Nhập các thông tin như Tên viết tắt, Tên đầy đủ, Tên tiếng Anh, Địa chỉ hội sở chính, Diễn giải nếu có
• Trường hợp muốn khai báo logo của ngân hàng, nhấn chọn chức năng Chọn logo
• Nhấn Cất.
→ Muốn xoá bỏ logo: Nhấn chuột phải
tại phần thông tin logo, chọn Loại bỏ.
=> Bước 2: Khai báo tài khoản ngân hàng
• Vào Danh mục\Ngân hàng\Tài khoản ngân hàng.
• Chọn Thêm. 
• Nhập thông tin: Số tài khoản, Tên ngân hàng, và các thông tin Mở tại ngân hàng, địa chỉ nơi mở, ghi chú (nếu có)
• Khai báo xong nhấn Cất.
→ Để sửa lại thông tin tài khoản ngân hàng đã khai báo, nhấn Sửa trên thanh công cụ.
• Đối với các tài khoản ngân hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, nhấn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.
12. KHAI BÁO VỀ LOẠI TIỀN TRÊN MISA
• Vào Danh mục\Khác\Loại tiền.
→ Phần mềm đã̃ thiết lập danh sách các loại tiền thông thường hay sử dụng để hạch toán chứng từ phát sinh tại doanh nghiệp. Quý vị kiểm tra lại danh sách loại tiền, trường hợp muốn khai báo bổ sung, quý vị nhấn chọn chức năng Thêm.
• Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên loại tiền, Phép tính quy đổi, Tỷ giá quy đổi, Cách đọc số tiền bằng chữ tiếng Việt, Cách đọc số tiền bằng chữ tiếng Anh.
• Tab Mệnh giá để khai báo các mệnh giá gắn với loại tiền đó.
• Khai báo xong quý vị nhấn Cất
♦ Lưu ý: Với những loại tiền ngoại tệ mà đơn vị có sử dụng để hạch toán thì quý vị phải nhập lại tỷ giá của các loại ngoại tệ tại đây để khi nhập số dư ngoại tệ đầu năm phần mềm sẽ tự động lấy tỷ giá đã khai báo tại đây để tính số tiền quy đổi.
13. KHAI BÁO VỀ DANH MỤC KHÁC
♦ Điều khoản thanh toán 
• NSD khai báo danh sách này để khi khai báo khách hàng, NCC có thể chọn được các điều khoản thanh toán đã khai báo
• Vào Danh mục/ Khác/ Điều khoản thanh toán
♦ Mã thông kê
• Để sử dụng chọn trong các chứng từ phát sinh, để thông kê tiêu chí nào đó theo nhu cầu quản trị của đơn vị
• Vào Danh mục/ Khác/ Mã thống kê
♦ Khoản mục chi phí
• Sử dụng trong việc lập dự toán chi và theo dõi các khoản chi phát sinh thực tế
• Vào Danh mục\Chi phí\Khoản mục chi phí
♦ Tài khoản kết chuyển, Định khoản tự động
→ Phần mềm đã ngầm định khia báo sẵn, NSD không cần phải khai báo, tuy nhiên nếu muốn bổ sung hay chỉnh sửa thì vào:
• Danh mục/ Tải khoản, chọn Tài khoản kết chuyển, hay Định khoản tự động
• Chọn thêm, hay sửa
Như vậy Kế toán Thiên Ưng đã hướng dẫn xong các bạn đầy đủ cách khai báo cho 13 danh mục chính trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2015