Khi kế toán cũ nghỉ, kế toán mới vào nhận việc thì kế toán cũ cần bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, sổ sách, các báo cáo, các hóa đơn chứng từ... cho kế toán mới.
Việc bàn giao tùy vào số lượng công việc, số lượng hồ sơ sổ sách cần bàn giao, số lượng kế toán trong phòng... mà thời gian bàn giao khác nhau, thường từ 3-5 ngày làm việc.
1. Mục đích của việc bàn giao sổ sách kế toán:
- Thống kê lại toàn bộ hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp liên quan đến công tác kế toán
- Tổng hợp lại những công việc kế toán cũ đã làm, những việc còn đang làm rở, những việc phải làm tiếp theo cho kế toán mới.
- Phân rõ trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới:
+ Kế toán cũ chịu trách nhiệm về những số liệu, công việc đã làm trước thời điểm bàn giao
+ Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sổ sách sau thời điểm bàn giao
- Cuối buổi bàn giao kế toán mới cần lập thành 1 list danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng. Hai kế toán (cũ - mới) cần ký xác nhận vào bản danh sách và phải có xác nhận của kế toán trường hoặc giám đốc doanh nghiệp.
2. Những hồ sơ, sổ sách kế toán cần bàn giao
- Các loại báo cáo như:
+ Báo cáo tài chính các năm
+ Báo cáo thuế:
. Tờ khai thuế GTGT, thuế THCN, thuế TNDN, thuế Môn bài... theo tháng, quý, năm...
. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn...
- Các hóa đơn, chứng từ kế toán
+ Quyển hóa đơn đang sử dụng, đã đặt in hoặc đã mua...
+ Hóa đơn mua vào, bán ra, bảng kê kèm theo (nếu có)
+ Tờ khai hải quan
+ Các phiếu thu, chi, phiếu xuất kho, nhập kho...
- Các giấy tờ liên quan đến ngân hàng như:
+ Sổ phụ ngân hàng
+ Báo nợ, báo có, ủy nhiệm chi...
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt...
- Các loại hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng, hợp đồng thuê nhà, máy móc...
- Bộ hồ sơ nhân sự:
+ Hợp đồng lao động
+ Thang bảng lương
+ Hồ sơ bảo hiểm
- Hệ thống sổ sách kế toán
- Các bảng báo cáo nhập, xuất tồn kho hàng hóa, các bảng kiểm kê...
- Kiểm tra lại quỹ tiền mặt còn thực tế tại doanh nghiệp, còn tại tài khoản ngân hàng
- Lưu ý đến các khoản phải trả, phải thu tại doanh nghiệp
3. Mẫu biên bản bàn giao chứng từ, sổ sách kế toán
Khi bàn giao 2 bên cần lập biên bản bàn giao, có thể tham khảo mẫu như hình dưới đây
Mẫu biên bản bàn giao sổ sách kế toán
4. Các chú ý khi bàn giao sổ sách kế toán và tiếp nhận công việc kế toán mới
- Cần kiểm tra độ chính xác trên các bảng kê thuế như: hóa đơn chứng từ đầu ra phù hợp với doanh thu trong kỳ, trên bảng kết quả kinh doanh đã lập; hóa đơn đầu vào được kê khai đầy đủ đúng bằng số tiền trên hóa đơn chứng từ gốc hoặc chứng từ thay thế (nếu có)...
- Lưu ý đến các mẫu như: Mẫu 08-MST, mẫu 06/GTGT, bản giấy phép đăng ký kinh doanh...
- Các công văn, văn bản cơ quan thuế, bảo hiểm, sở lao động gửi trực tiếp cho doanh nghiệp
- Các phai mềm kế toán như: sổ sách trên Excel, trên phần mềm kế toán
- Đặc biệt chú ý đến số tiền còn lại trong quỹ, trong tài khoản ngân hàng
- Một vài lưu ý khác như:
+ Với người bàn giao: Cần chuẩn bị trước phương án trong trường hợp doanh nghiệp gây khó dễ khi nghỉ việc, nhất là việc thanh toán tiền lương của tháng cuối cùng sau khi đã bàn giao xong mọi hồ sơ sổ sách kế toán.
+ Với người nhận bàn giao: Cần kiểm tra thật kỹ số lượng chứng từ và độ đúng, sai của những việc kế toán cũ đã làm, khi thấy có sai sót cần ghi chú trong biên bản bàn giao để trình giám đốc tránh trường hợp bị khiển trách sau này.
Giữ liên lạc với kế toán cũ để hỏi khi có những chỗ không hiểu cách làm vì luật tại thời điểm kế toán cũ làm có thể khác với thời điểm hiện tại...
CHÚC CÁC BẠN LÀM TỐT CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CỦA MÌNH